До органу сертифікації «Бюро Міжнародної Сертифікації» звернувся клієнт з питаннями щодо роз’яснень проведення внутрішнього аудиту
Питання 1. Згідно стандарту ISO 9001 компанія сама встановлює періодичність внутрішнього аудиту. Компанія встановила проведення внутрішнього аудиту раз в 3 роки. Через це при проведенні технічного нагляду сертифікаційним органом відсутні результати про проведення внутрішніх аудитів. Чи вважається це невідповідністю і якими мають бути дії органу сертифікації?
ISO 9001:2015 (розділ 9.2) вимагає проведення внутрішніх аудитів на регулярній основі для перевірки відповідності та ефективності системи менеджменту якості. Хоча стандарт дозволяє організації встановлювати власну періодичність аудиту, вона повинна бути достатньою, щоб гарантувати, що система менеджменту якості функціонує ефективно.
Проведення внутрішнього аудиту один раз на три роки може бути недостатнім для деяких організацій, особливо якщо вони виконують складні або високоризикові процеси, або якщо вони змінюють свою діяльність чи процеси протягом трьох років.
Якщо організація проводить постійний моніторинг процесів та демонструє, що її система управління якістю ефективно працює, то не проведення формального внутрішнього аудиту протягом трьох років може не бути визначено як невідповідність.
Якщо постійний моніторинг процесів виявляється ефективним для підтримки та покращення системи менеджменту якості, орган сертифікації може визнати це як відповідне виконання вимог ISO 9001 щодо внутрішнього аудиту. Все залежить від специфіки організації, ефективності її моніторингу процесів та наскільки вона відповідає іншим вимогам ISO 9001.
Питання 2. Враховуючи що одним із вхідних даних при аналізі системи з боку керівництва є і результати внутрішніх аудитів в такому разі і аналіз проводиться з періодичністю раз в 3 роки та/або при аналізі враховуються результати моніторингу процесів? Буде це невідповідністю?
Відповідно до вимог ISO 9001:2015 (розділ 9.3), аналіз системи з боку керівництва повинен проводитися з плановою періодичністю для забезпечення її тривалої придатності, достатності, ефективності та відповідності. Цей аналіз повинен включати результати внутрішніх аудитів та оцінку якості.
Щодо періодичності, стандарт не вказує конкретний часовий інтервал, але він зазвичай очікує, що це буде робитися щонайменше один раз на рік. Однак, якщо ваша організація може аргументувати, що проведення аналізу системи з боку керівництва раз на три роки є достатнім для забезпечення ефективності вашої системи менеджменту якості, це може бути прийнятно.
Втім, якщо аналіз системи з боку керівництва проводиться регулярно (щомісячно, щоквартально, щорічно ) і включає результати постійного моніторингу процесів, це може вказувати на активне та продумане керівництво системою менеджменту якості. Якщо це є вірним, орган сертифікації може визнати це за належне виконання вимог ISO 9001 щодо аналізу системи з боку керівництва.
Проте важливо пам’ятати, що кінцеве рішення щодо того, чи вважається така практика невідповідністю, буде залежати від органу сертифікації.